logotyp

infobox1

SRW561

top kontakt
DZIAŁ OBSŁUGI KLIENTA

32 888 58 58

Podróż służbowa pracownika

Problematyka podróży służbowej została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 

Powyższe rozporządzenie zostało uchwalone na podstawie dyspozycji ustawowej wynikającej z art. 775 §2 Kodeksu Pracy. Wskazane rozporządzenie kompleksowo reguluje zasady rozliczania podróży służbowych. Rozporządzenie znajduje zastosowanie do pracodawców sfery budżetowej oraz pracodawców prywatnych, chyba że ci ostatni ustalili inne zasady odbywania podróży służbowych w przepisach wewnętrznych.

Podróż służbowa – definicja wynikająca z kodeksu pracy

Zgodnie z definicją legalną zawartą w art. art. 775 § 1 Kodeksu Pracy, podróż służbowa rozumiana jest jako wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Za czas przebywania przez pracownika w podróży służbowej przysługują mu należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróż służbowa kierowcy

Odrębną definicję przewidziano dla grupy zawodowej kierowców. Dla pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy, ustawodawca zgodnie z przepisem art. 5 Kodeksu Pracy uchwalił
tzw. lex specialis – ustawę o czasie pracy kierowców. W stosunku do tej grupy zawodowej obowiązuje odrębna definicja podróży służbowej zawarta w art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004r. o czasie pracy kierowców. Zgodnie z nią podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:

  • przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały,

lub

  • wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział w celu wykonania przewozu drogowego.

Z podróżą służbową kierowcy mamy więc do czynienia w sytuacji wyjazdu poza miejscowość, w której mieści się zakład pracy. Każdy taki wyjazd pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy traktowany będzie więc jako delegacja.

Podróż służbowa – definicja

Należy ustalić znaczenie poszczególnych elementów definicji podróży służbowej zawartej w Kodeksie Pracy. Definicja wyróżnia następujące pojęcia:

  1. polecenie pracodawcy,
  2. zadanie służbowe,
  3. wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Podkreślenia wymaga, że brak którejkolwiek z tych cech wyklucza zakwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej.

Z art. 775 § 1 Kodeksu Pracy wynika, że aby uznać wyjazd pracownika za podróż służbową, wymagane jest, by odbył się na polecenie pracodawcy. Tak więc za podróż służbową nie może być uznany wyjazd pracownika, który nastąpił bez polecenia pracodawcy, wyłącznie z własnej inicjatywy pracownika. Należy pamiętać, iż zgodnie z art. 100 § 1 Kodeksu Pracy pracownik jest zobowiązany stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Podkreślić należy, iż podporządkowanie pracownika w procesie pracy stanowi kryterium rozróżniające stosunek pracy od stosunków cywilnoprawnych, a wydawanie poleceń przez pracodawcę jest wyrazem jego uprawnień kierowniczych i nadzorczych. Polecenia pracodawcy dotyczą pracy, zatem na bieżąco organizują i konkretyzują sposób, w jaki pracownik powinien ją świadczyć. W przypadku podporządkowania pracowniczego, które jest cechą stosunku pracy, wyłączona jest samowolna wola pracownika dotycząca procesu pracy.

Kodeks Pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013r. w sprawie wysokości należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, nie przewidują wymogów co do formy oraz treści polecenia wyjazdu służbowego. Tak więc brak zastrzeżonej formy pisemnej (forma taka nie została w przepisach zastrzeżona ani pod rygorem nieważności, jak też do celów dowodowych) oznacza, iż polecenie wyjazdu służbowego może zostać wydane w dowolnej formie: pisemnej, w formie ustnej, e-mailowej, czy też poprzez wiadomość sms oraz za pomocą komunikatorów internetowych.

W przypadku podróży służbowej uregulowanej w Kodeksie Pracy ważnym jest, że wyjazd musi być wyjazdem poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy pracownika.

Miejsce pracy pracownika

Stałe miejsce pracy zasadniczo powinno odpowiadać miejscu wykonywania pracy obowiązkowo wskazywanym w umowie o pracę. Miejsce pracy może zostać wskazane na różne sposoby. Najczęściej spotykanym określeniem takiego miejsca jest wskazanie stałego punktu wykonywania pracy (miejscowość lub konkretny adres), który jest stałym miejscem pracy. Innym sposobem jest określenie miejsca pracy jako pewnego obszaru geograficznego, na przykład gmina, województwo, region, obszar danego kraju. Istotne jest przy tym, aby sposób oznaczenia miejsca pracy był uzasadniony specyfiką pracy pracownika i obszar odpowiadał rzeczywistemu obszarowi geograficznemu, po którym pracownik stale porusza się w zwykłej, umówionej z pracodawcą pracy. Tak wskazany obszar będzie stałym miejscem pracy pracownika mobilnego. Kolejnym sposobem określenia miejsca pracy jest wskazanie tzw. ruchomego miejsca pracy. Umowa może zatem określać obszar, w granicach którego pracodawca będzie każdorazowo wyznaczał pracownikowi zmienne miejsce pracy, które na czas świadczenia pracy będzie stałym miejscem pracy. Taki sposób skonkretyzowania miejsca pracy musi być uzasadniony nie tylko specyfiką pracy pracownika, ale także rodzajem działalności pracodawcy. Wskazywanie zmiennego miejsca pracy jest często stosowaną praktyką w przypadku pracowników budowlanych, których miejscem pracy jest konkretna inwestycja realizowana przez pracodawcę na określonym obszarze.

Delegacje przedstawiciela handlowego – czy w przypadku pracowników wykonujących taką pracę przysługują diety z tytułu odbywania podróży służbowej?

Podstawową zasadą wynikającą ze wskazanych powyżej przepisów Kodeksu Pracy oraz rozporządzenia jest to, że przyznanie diet pracownikom zależy od tego, czy w ogóle możemy mówić
o odbywaniu przez nich podróży służbowej. W przypadku pracowników rozstrzygające będzie ustalenie stałego miejsca pracy oraz zadań służbowych. Jak już wspomniano podróż służbowa to wykonanie przez pracownika określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością,
w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Strony stosunku pracy
w umowie o pracę określają stałe miejsce pracy. Od precyzyjności tego zapisu zależy, czy
w konkretnej sytuacji jest wykonywana podróż służbowa, czy też nie. Jeżeli stałym miejscem pracy przedstawicieli handlowych jest np. siedziba pracodawcy lub większy obszar (np. granice powiatu, województwa regionu itp.), to każdorazowy wyjazd w celu wykonania wyodrębnionego zadania poza to miejsce (obszar) będzie podróżą służbową. Natomiast w przypadku gdy zadanie polegające na realizacji wcześniej złożonych przez klientów zamówień odbywa się w granicach obszaru (powiatu, regionu), który w umowie jest określony jako stałe miejsce pracy, to nie będzie to podróż służbowa. Dodatkowym argumentem przemawiającym za tym, że nie można mówić o odbywaniu podróży służbowych, będzie wykonywanie przez pracowników zadania mieszczącego się w stałym, powtarzalnym zakresie ich obowiązków służbowych. Jeżeli więc postanowienia umowy
o pracę zawartej z przedstawicielem handlowym wskazują jako miejsce pracy Mikołów,
a pracownik w rzeczywistości jednak stale podróżuje i wykonuje pracę na obszarze Śląska, to podróże pracownika na terenie Śląska nie są podróżami służbowymi, ponieważ w trakcie tych wyjazdów wykonuje on zwykłą umówioną pracę, a nie incydentalne zadanie służbowe. Jeżeli natomiast przedstawiciel handlowy, którego angaż jako miejsce pracy określa województwo śląskie, wyjeżdża na polecenie pracodawcy na konferencję do Warszawy, to taki wyjazd będzie podróżą służbową. Udział w takiej konferencji różni się bowiem od typowych obowiązków pracowniczych przedstawiciela handlowego i jest dla niego zadaniem nadzwyczajnym i incydentalnym.

Wybór środka transportu w podróży służbowej

Zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami, pracodawca zlecający pracownikowi odbycie podróży służbowej, powinien zwrócić pracownikowi koszty dojazdu. Czy jednak posiada uprawnienia, aby narzucić pracownikowi sposób podróżowania i wybrać środek transportu, jakim pracownik ma się poruszać w podróży służbowej?

Wiemy już, że jedną z charakterystycznych cech stosunku pracy jest możliwość zlecenia pracownikowi wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, tzw. odbywanie podróży służbowej. W praktyce wygląda to tak, że często pracodawca wystawia pracownikowi druk delegacji (polecenie podróży służbowej), po czym pracownik udaje się w podróż służbową do miejsca, gdzie ma wykonywać pracę, odbyć szkolenie ect.
W związku z tym, że to pracodawca zleca pracownikowi wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością stałej siedziby firmy, powinien on zwrócić pracownikowi koszty dojazdu na miejsce szkolenia. Jednakże pracodawca może stawiać pracownikowi określone warunki oraz wymagania dotyczące środka transportu, jakim pracownik ma się udać na miejsce przeznaczenia, ponieważ podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy (definicja z Kodeksu Pracy). Zgodnie
z § 3 rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu  w państwowej  lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, to pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę.

Rozporządzenie w § 3 ust. 2 doprecyzowuje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu
w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi – w tym miejscówkami. Uwzględnia się przy tym posiadaną przez pracownika ulgę na dany środek transportu (niezależnie od tytułu tej ulgi). Oczywiście pracodawca – na wniosek pracownika – może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącymi własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów przejazdu
w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż ustalona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W 2021r. stawki obowiązują w takich samych wysokościach, jak w latach poprzednich. I tak, zgodnie z ww. rozporządzeniem, od 14 listopada 2007r. stawki za kilometr przebiegu pojazdu prywatnego wykorzystywanego dla celów służbowych wynoszą:

1) dla samochodu osobowego:
• o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł;
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

2) dla motocykla - 0,2302 zł,

3) dla motoroweru - 0,1382 zł.

Podsumowując: w przypadku wydania pracownikowi polecenia wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (przebywanie w podróży służbowej), pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego kosztów dojazdu. Jednak to pracodawca decyduje o środku transportu, jakim pracownik uda się w podróż służbową. Decyzja należy tylko i wyłącznie do pracodawcy: jeżeli podejmie on decyzję to pracownik musi udać się do miejsca szkolenia środkami komunikacji publicznej: pociągiem, autobusem, samolotem. Oczywiście pracownik może także udać się na miejsce samochodem prywatnym, ale tylko za zgodą pracodawcy. Wówczas należy mu zwrócić tzw. „kilometrówkę” – pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Jednakże w przypadku korzystania z samochodu prywatnego pracodawca nie jest obligatoryjnie związany stawkami z ww. rozporządzenia – przepis wskazuje, że stawkę za jeden kilometr przebiegu ustala pracodawca – nie może być ona większa niż wartości podane
w rozporządzeniu. Tak więc pracodawca może w swoich przepisach wewnętrznych (regulaminie wynagradzania, zarządzeniu ect.) ustalić wartości mniejsze niż podane powyżej. Chodzi przede wszystkim o to, by ich nie przekroczyć (wówczas wchodzimy w problematykę skarbową
i konieczność opodatkowania nadwyżki nad stawkę z rozporządzenia).

Należności z tytuły podróży służbowej

Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej należy się zwrot kosztów jakie poniósł
w związku z faktem, że w takiej podróży na polecenie pracodawcy się znajdował. Zasady dotyczące rekompensowania pracownikowi kosztów, jakie poniósł w trakcie przebywania w podróży służbowej ustawodawca uregulował w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jak wskazuje tytuł rozporządzenia, uregulowania te dotyczą obligatoryjnie pracowników pracujących w budżetówce oraz w samorządach. Natomiast dla pracowników zatrudnionych przez pracodawców strefy prywatnej, przepisy rozporządzenia stosuje się niejako pomocniczo i dopiero w sytuacji, kiedy w wewnętrznych źródła prawa pracy zasady dotyczące rozliczania podróży służbowej nie zostały przez danego pracodawcę uregulowane.

Zgodnie z § 2 wskazanego rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  1. diety;
  2. zwrot kosztów:
    a) przejazdów,
    b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    c) noclegów,
    d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

 

Zwrotem z tytułu podróży służbowej, o którym wiedzę posiadają wszyscy pracownicy, jest tzw. dieta, która w czasie podróży krajowej i zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi w przypadku podróży krajowej 30 zł za dobę podróży. Dieta w podróży zagranicznej przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Stawki diety zagranicznej zostały określone w załączniku do wyżej wskazanego rozporządzenia
w różnych kwotach, w zależności od państwa, do którego udaje się pracownik.

Odmowa udziału w podróży służbowej

Co do zasady pracownikowi nie przysługuje prawo odmowy udziału w podróży służbowej. Do wyjątków zaliczane są dwie kategorie osób: kobiety w ciąży oraz pracownicy opiekujący się dzieckiem do lat 4. Wobec tych grup pracodawca zobowiązany jest każdorazowo uzyskać ich uprzednią zgodę na dany wyjazd w delegację. Ograniczenia polecenia wyjazdu mogą wynikać także z zasad współżycia społecznego (np. z niepełnosprawności pracownika, która wpływa w sposób negatywny na jego zdolność do samodzielnego i swobodnego przemieszczania się).

Przebywanie w podróży służbowej jest nierozłącznym elementem stosunku pracy. Można powiedzieć, że prawie każdemu zatrudnionemu w ramach stosunku pracy, zostało przez pracodawcę zlecone wykonywanie zadania służbowego poza swoim zwykłym miejscem pracy. Z uwagi na tą powszechność, zagadnienia dotyczące podróży służbowej powinny być przez pracowników oraz pracodawców powszechnie znane i stosowane, także z uwagi na fakt, że naruszenie przepisów dotyczących podróży służbowej stanowi wykroczenie sankcjonowane przez przepisy prawa pracy. Jednocześnie wartym podkreślenia jest, że w ramach powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy, pracodawcy strefy prywatnej mają szerokie możliwości kształtowania zasad związanych ze zlecaniem podróży służbowych oraz z rozliczaniem należności dotyczących tych podróży. Niemniej do takiego planowania oraz rozliczania podróży służbowej niezbędna jest odpowiednia wiedza oraz doświadczenie.

Podstawa prawna:

  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej,
  • ustawa 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy,
  • ustawa z 16 kwietnia 2004r. o czasie pracy kierowców.

Autor: Wojciech Mazur Ekspert SRW ds. Prawa Pracy

rzetelna firma  fgz  medal gazele logo

szybki kontakt pani


DZIAŁ OBSŁUGI KLIENTA
szybki kontakt telefon 32 888 58 58
szybki kontakt koperta dok@srw.com.pl