logotyp

infobox1

SRW561

top kontakt
DZIAŁ OBSŁUGI KLIENTA

32 888 58 58

W myśl obowiązujących przepisów, powinnością każdego pracodawcy jest prowadzenie rzetelnej ewidencji czasu pracy swoich pracowników. Obowiązek ten wynika zarówno z Kodeksu Pracy jak i Ustawy o Czasie Pracy Kierowców. Ewidencja ta jest niezbędna w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych należności związanych z wykonaną pracą.

 

Podstawą do stworzenia ewidencji czasu pracy może być lista obecności, która stanowi załącznik do ewidencji. Podkreślenia wymaga, że lista obecności, stosowana najczęściej przez pracodawców, nie jest wymagana jako dokument ewidencjonujący czas pracy pracownika. Ma ona na celu przede wszystkim potwierdzenie przybycia i obecności pracownika w pracy. Może zostać uzupełniona o inne dane dotyczące czasu pracy konkretnego pracownika i dopiero wtedy jest traktowana jako ewidencja czasu pracy, co też często stosowane jest w praktyce. Innymi słowy – lista obecności jest dokumentacją fakultatywną, natomiast ewidencja czasu pracy dokumentacją obowiązkową.

Obowiązujące przepisy prawa pracy nie przewidują żadnego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Jednakże prawidłowo prowadzona ewidencja musi zawierać:

- godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,

- informacje o pracy w poszczególnych dobach,

- informacje o pracy w niedziele i święta,

- informacje o pracy w porze nocnej,

- informacje o pracy w godzinach nadliczbowych,

- informacje o pracy w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

- dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy,

- usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Konsekwencją braku ewidencji mogą być niewypłacone dodatki za czas pracy lub nieoddane przepracowane dni planowo wolne. Pracodawca popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 do 30 tyś. złotych. Od 3.09.2018 roku obowiązuje nowy taryfikator do ustawy o transporcie drogowym. Przewiduje on karę za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy w wysokości 1000 zł za każdego kierowcę. Za fałszowanie ewidencji czasu pracy lub odmowę udostępnienia jej kontrolerom przewidziano karę w wysokości 8000 zł.

Podstawowym celem wykonywania ewidencji czasu pracy jest prawidłowe rozliczenie kierowcy i wypłata należnego wynagrodzenia. Dlatego dane o jego aktywnościach muszą być gromadzone z należytą starannością, a same wyliczenia powinny być prowadzone w rzetelny i systematyczny sposób. Ewidencje czasu pracy dla tej grupy zawodowej w znacznym stopniu wykonuje się w oparciu o przepisy szczególne, wynikające z ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r. W art. 25 stanowi ona o możliwości prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców w formie:

- zapisów na wykresówkach,

- wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,

- plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,

- innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności,
lub

- rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa wyżej.

Dane z tachografu i karty kierowcy (podobnie jak wykresówki) przechowuje się przez 12 miesięcy od daty zapisu, natomiast nadając im walor ewidencji czasu pracy pracodawca automatycznie przedłuża okres ich przechowywania do 3 lat (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców).

Jednocześnie niezależnie od formy prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców, obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dla każdego z nich odrębnej ewidencji nieobecności w pracy z podziałem na ich rodzaj i wymiar. Powinna ona zawierać dane o nieobecnościach takich jak urlopy i zwolnienia lekarskie, za które pracodawcy wystawiają kierowcom zaświadczenia na podstawie art. 31 ustawy o czasie pracy kierowców, stanowiąc ciągłość z danymi zarejestrowanymi przez tachograf (lub na karcie drogowej).

Wybór jednej z form ewidencjonowania czasu pracy kierowców zależy w dużej mierze od rodzaju pojazdów, którymi pracodawcy wykonują swe przewozy. Jeśli są to samochody osobowe lub lekkie dostawcze, pracodawca nie może skorzystać z trzech pierwszych wariantów, gdyż pojazd nie jest wyposażony w tachograf, a tym samym aktywności kierowcy nie podlegają automatycznej rejestracji.

W praktyce ogranicza to wybór pracodawcy do innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, czyli kart drogowych, które były obowiązkowe do momentu przystąpienia Polski do Unii Europejskiej. Od tej pory karta drogowa to dokument fakultatywny. Obecnie jest ona stosowana wobec kierowców mniejszych pojazdów, a jej wzór pracodawca może dostosować do własnych potrzeb. Obok czasu jazdy, innej pracy, dyżurów i przerw karta może zawierać np. rubryki dokumentujące podróże służbowe kierowców.

Jedną z form ewidencjonowania czasu pracy kierowców małych pojazdów dostawczych są niemieckie książki kontrolne „kontrollbuch” oraz francuskie „livret individuel de controle”. Dokumenty te są wymagane w pojazdach o DMC poniżej 3,5 tony na potrzeby niemieckiej lub francuskiej kontroli drogowej. Co istotne w oparciu o te dokumenty przygotowuje się ewidencję czasu pracy takich kierowców. Dokumenty należy przechowywać w pojeździe na potrzeby kontroli drogowej przez kolejne 28 dni, po tym okresie dokumenty źródłowe tracą swą moc a potwierdzeniem przepracowanych godzin będzie ewidencja czasu pracy kierowcy.

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, w odniesieniu do osób wykonujących pracę na umowach cywilnoprawnych, nakłada obowiązek potwierdzania ilości godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług. Obowiązek ten również przekłada się na konieczność ewidencjonowania godzin pracy oraz późniejsze przeliczenie ich razy ustaloną stawkę godzinową. Stawka ta nie może być niższa niż ustawowe minimum na dany rok.

Zgodnie z wymogami kontrolnymi Państwowej Inspekcji Pracy, na potrzeby kontroli Ewidencja czasu pracy musi być przechowywana przez trzy lata po zakończeniu okresu nią objętego. Wobec czego przyjęcie klasycznej formy ewidencji czasu pracy jest korzystne w przypadku kierowców. Firma może bowiem usuwać zbędną dokumentację źródłową dzięki czemu odnosi korzyści na płaszczyźnie zarówno archiwizacji danych jak i ryzyka kar wynikających z braku jej prowadzenia.

 

Kacper Gołubowski Ekspert SRW

rzetelna firma  fgz  medal

szybki kontakt pani


DZIAŁ OBSŁUGI KLIENTA
szybki kontakt telefon 32 888 58 58 szybki kontakt koperta dok@srw.com.pl